Manuale per la gestione dei flussi documentali

Le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, emanate dall’AgID, prevedono che le Pubbliche Amministrazioni debbano redigere e pubblicare sul proprio sito istituzionale il Manuale di gestione documentale.

Il presente Manuale di gestione documentale, adottato dall’Istituzione scolastica al fine di adeguarsi alle disposizioni di cui sopra, descrive il sistema di gestione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.

Nel dettaglio, il Manuale descrive il modello organizzativo adottato dalla scuola per la gestione documentale e il processo di gestione del ciclo di vita del documento, oltre a fornire specifiche istruzioni in merito al documento amministrativo e al documento informatico, al protocollo informatico e alle tematiche di accesso, trasparenza e privacy.

Il Manuale è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le istruzioni complete per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti. Pertanto, il presente documento si rivolge non solo agli operatori di protocollo ma, in generale, a tutti i dipendenti e ai soggetti esterni che si relazionano con gli organi dell’Istituto.

Piano Triennale per l’informatica nella PA

Il Piano Triennale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione (o semplicemente Piano Triennale) è uno strumento essenziale per promuovere la trasformazione digitale del Paese e, in particolare, quella della Pubblica Amministrazione italiana, attraverso la declinazione della strategia in materia di digitalizzazione in indicazioni operative, quali obiettivi e risultati attesi, riconducibili all’azione amministrativa delle PA.

Le scadenze del Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione 2024-2026:

• 30 giugno 2025, tutte le amministrazioni devono pubblicare nella sezione “Amministrazione Trasparente” le versioni aggiornate della nomina del responsabile della gestione documentale e del manuale di gestione documentale;
• 30 giugno 2026, tutte le amministrazioni devono pubblicare nella sezione “Amministrazione Trasparente” le versioni aggiornate della nomina del responsabile della conservazione e del relativo manuale della conservazione digitale.

Allegati:

• Manuale per la gestione dei flussi documentali ~ versione 20/06/2025 – (pdf, 1.885KB)
• Allegato 1 – Articolazione delle Unità Organizzative Responsabili (U.O.R.) di Istituto – (pdf, 125KB)
• Allegato 2 – Titolario unico di classificazione – (pdf, 139KB)
• Allegato 3 – Piano di Organizzazione delle Aggregazioni Documentali di Istituto – (pdf, 187KB)
• Allegato 4 – Ulteriori metadati da associare a particolari tipologie di documenti informatici adottati dall’Istituto – (pdf, 124KB)
• Allegato 5 – Piano di conservazione dei documenti adottato dall’Istituto Scolastico – (pdf, 538KB)
• Allegato 6 – Registro degli accessi civici – (pdf, 76KB)
• Decreto di nomina del Responsabile della Gestione Documentale e del suo vicario, del Responsabile della Conservazione, del Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza e del Referente per l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni – (pdf, 76KB)